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行业资讯

发票大师-财务必备的电子发票管理工具

发布时间:2024-05-30 11:55:56人气:

很多企业的财务管理工作多依赖人工,数智化、自动化程度较低,每天都有大量重复、低效的工作,特别是随着电子发票的普及,发票报销变得非常的麻烦,要输入各种数字,边看发票边记录在电脑上,还要发票防重、查验真假,避免重复报销和假发票带来的税务风险。

 

特别是对于小公司来说,实际财务人数少,可能审单和付款是同一人,登记了台账之后每次都进行复核的可操作性不强,“是否已经登记台账、是否重复打印、批量验真”这些关键环节成了影响财务工作效率的关键。对于正在使用发票大师的用户刘会计来说,发票大师不仅是一个发票管理工具,也是一种更高效的工作模式:

 

作为一名会计,收发票、报销是再平常不过的工作,小到员工的一次打车报销、大到公司的日常采购开支,都需要仔细核对、登记、核实。

这些发票来源可以是员工,也可以是供应商、各大互联网平台等等,来源虽然多,但要么是纸质的,要么就是PDF的,怎么汇总起来进行管理,实在让人惆怅,这个时候就需要用到发票大师了。

 

使用方法非常简单,只需要一个APP就能轻松完成任务了,我最常用的两个功能是收票邮箱和企业票夹:

 

一、收票邮箱

打开APP复制收票邮箱,粘贴到需要收票的平台,比如淘宝、滴滴等,接下来发票就会自动汇总到发票大师APP中,自动识别发票抬头、税号、金额、开票信息等,最重要的是会自动查重,之前已经导入过的发票不会重复导入,同时会自动完成验真,不用再担心收到问题发票。

除了收票邮箱之外,还支持拍照、扫码上传发票,以前需要花很多时间从各种地方汇总的发票,现在轻松就完成了收集、查重、验真三个步骤,完全改变了我过去全手工的工作模式。

 

二、企业票夹

除了使用发票大师管理发票之外,我还用它与同事协作,因为我所在公司规模较小,还没有自己的费控系统,日常报销审批都是通过钉钉完成的,通过钉钉收到同事报销申请后,仍然会遇到查重、验真的问题,企业票夹能很好地帮我解决这个问题。

我做管理员创建了一个公司抬头的票夹,把几位日常报销较多的同事都邀请加入,同事在收到发票后,如果抬头符合,会自动验真并提交到票夹中,我可以看到所有同事的发票,查验状态、金额、提交人一目了然,问题发票还能一键退回。

 

使用发票大师后,我们基本实现了电子发票自动收票,发票平台自动采集、员工快速报销、财务快速记账、支持OFD和PDF两种版式电票,完成发票批量验真自动归档,报销数据实时查询、台账、发票原件都能随时导出。

对于小公司来说没必要弄复杂费控系统,把发票管理好就减少了我大部分重复工作,几百块的会员费也就一顿火锅钱,能减少我90%以上报销工作量,真的是非常划算,而且大部分功能都是免费的,没有特别的需求都不需要开会员。


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